Gérer les utilisateurs de la Base de Données Economiques et Sociales

Comment mettre en place une BDES ?

C’est en 2013, avec la loi Sapin, qu’apparait l’obligation pour les employeurs de tenir une Base de Données Economiques et Sociales, abrégée BDES. Désormais, toutes les entreprises françaises de plus de 50 salariés doivent tenir une BDES, laquelle doit être complète, à jour et tenue disponible en permanence aux représentants du personnel. La loi encadre le contenu de la BDES : la base contient de multiples informations relatives à la vie de l’entreprise, à sa stratégie et à ses perspectives. En revanche, elle n’impose pas de support. La BDES peut prendre la forme d’un dossier papier ou être consultable sur un support informatique.

La solution papier

Base de Données Economiques et Sociales

Pour mettre en place la BDES de votre entreprise, vous avez le droit de proposer des documents papier en consultation. Mais cela peut vite être compliqué, dans la mesure où des milliers de documents, de fichiers Excel et autres devront être collectés, structurés et stockés. Qui plus est, ces documents doivent être exploitables. Laissés bruts, sans aucune explication, ils ne pourront en effet servir de base de travail aux représentants du personnel lors des consultations. Enfin, un fichier papier signifie aussi des contraintes matérielles pour garantir la confidentialité des données. Comme elles doivent être accessibles en permanence aux représentants du personnel, cela peut rapidement poser problème.

Les solutions logicielles

Plusieurs éditeurs de logiciels proposent aux entreprises des solutions en ligne pour gérer leur BDES. Ces logiciels de partage de fichiers et de gestion documentaire permettent d’importer les données, de gérer les droits d’accès, de structurer les informations, de garantir la confidentialité et la sécurité des données… Qui plus est, une telle solution permet aussi de centraliser toutes les informations, ce qui sera particulièrement bienvenu pour les groupes ou les entreprises comptant plusieurs établissements. Les prestataires qui fournissent ce type de solutions offrent un certain nombre de services supplémentaires qui vous aideront dans la mise en place de la BDES, tels que l’analyse de vos besoins, la création de la base, le paramétrage des accès, le chiffrement des données, le stockage sécurisé…

Quelles informations doivent-être communiquées dans la BDES ?

Depuis juin 2015 toutes les organisations qui ont plus de 50 employés sont obligées de monter une BDES. La BDES centralise les informations sur les grands axes économiques et sociales de la société. L'ensemble des renseignements qu'elle contient doit aider à donner une vision générale et compréhensible de l'emploi, de l'enseignement et de l'utilisation des ressources financières engendrées par les affaires de l'entreprise.

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